In der modernen Arbeitswelt ist Automatisierung ein entscheidender Faktor, insbesondere im Recruiting-Prozess. Unternehmen setzen zunehmend auf CV-Parsing und Applicant Tracking Systems (ATS), um Bewerbungen effizienter zu verwalten. Doch wie funktionieren diese Technologien, welche Vorteile bringen sie – und wo liegen ihre Schwächen? Als Coach mit langjähriger Erfahrung in der Bewerbungsoptimierung möchte unsere Teamleiterung Bianca Zieschang diese Aspekte aus einer professionellen Perspektive beleuchten.

Was ist CV-Parsing?

CV-Parsing bezeichnet die automatische Analyse bzw. Zerlegung von Daten aus Lebensläufen. Diese Technologie wandelt unstrukturierte Dokumente (z.B. PDFs oder Word-Dateien) in strukturierte Daten um, die in Bewerbermanagementsystemen verarbeitet werden können.

Funktionen von CV-Parsing:

• Identifikation relevanter Informationen wie Name, Kontaktdaten, Qualifikationen und Berufserfahrung
• Konvertierung verschiedener Dateiformate in ein einheitliches, analysierbares Format
• Klassifizierung und Zuordnung von Daten zu den richtigen Kategorien

Vorteile von CV-Parsing:

• Zeitersparnis: Automatische Analyse reduziert den manuellen Aufwand erheblich.
• Konsistenz: Daten werden einheitlich formatiert und können leicht verglichen werden.
• Bessere Vorauswahl: Bewerber können anhand objektiver Kriterien schneller analysiert werden.

Nachteile von CV-Parsing:

• Fehlinterpretationen: Uneinheitliche Formatierungen oder komplexe Layouts können dazu führen, dass wichtige Informationen nicht korrekt erfasst werden.
• Begrenzte Individualität: Soft Skills oder kreative Elemente gehen in der strukturierten Datenerfassung oft verloren.
• Sprachliche Barrieren: Nicht alle Parser sind gleichermaßen fähig, Mehrsprachigkeit oder branchenspezifische Begriffe korrekt zu erkennen.

Was sind ATS und wie funktionieren sie?

Ein Applicant Tracking System (ATS) ist eine Software, die den gesamten Bewerbungsprozess von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung verwaltet. ATS helfen Unternehmen, Bewerbungen zu sichten, zu organisieren und nach bestimmten Kriterien zu filtern.

Funktionen von ATS:

• Automatische Vorsortierung von Bewerbungen anhand vorgegebener Keywords
• Datenbankmanagement, um Bewerber langfristig im System zu speichern
• Kommunikationstools zur automatisierten Benachrichtigung von Bewerbern
• Analysefunktionen, um den Recruiting-Prozess datenbasiert zu optimieren

Vorteile von ATS:

• Effizienzsteigerung: HR-Teams sparen Zeit, da Bewerbungen systematisch gefiltert werden.
• Gerechtere Vorauswahl: Entscheidungen basieren auf objektiven Kriterien.
• Integration mit anderen HR-Tools: ATS lassen sich oft mit Assessment-Tools oder HR-Management-Systemen verknüpfen.

Nachteile von ATS:

• Keyword-Abhängigkeit: Bewerbungen, die nicht exakt passende Begriffe enthalten, können aussortiert werden, obwohl der Bewerber qualifiziert wäre.
• Intransparenz: Bewerber wissen oft nicht, welche Kriterien zur Auswahl führen.
• Technische Fehleranfälligkeit: Nicht optimal programmierte ATS können qualifizierte Kandidaten versehentlich herausfiltern.

Welche Tools gibt es?

Es gibt zahlreiche CV-Parsing- und ATS-Tools auf dem Markt. Hier eine Auswahl gängiger Lösungen:

Die Expertenmeinung als Coach

„Automatisierung kann den Recruiting-Prozess erheblich optimieren, doch sie ist nicht fehlerfrei. Vor allem der verlustfreie sowie ein gemischter Transfer von Informationen und die Berücksichtigung von Soft Skills sind Herausforderungen, die aktuell noch nicht optimal gelöst sind.

Mein Tipp: Bewerber/Innen sollten definitiv ihren Lebenslauf ATS-optimiert durch eine Vorlage, durch ein Beispiel gestalten lassen, um einmal eine klare Struktur zu erhalten, ohne komplexe Designs und mit passenden Keywords. Allerdings sollte bei „CV Checker“ Tools nicht leichtfertig alles einfach übernommen werden – der Blick durch einen Coach kann hierbei sehr hilfreich sein. Wiederum sollte man auch nicht vergessen, dass nach der KI der Mensch – der Personaler oder die Fachabteilung die Bewerbung sichtet – für das Auge dennoch eine angenehme Darstellung relevant ist. Oftmals „klatscht“ es in den Vorlagen alles untereinander, mit vielen Überschriften und merkwürdigen Kombinationen. Ein Blick bzw. ein zweiter Blick sollte hierbei eben nicht fehlen.

Letztlich ist der Erfolg von CV-Parsing und ATS von einer klugen Kombination aus Technologie und menschlichem Urteilsvermögen abhängig. Nur so lässt sich sicherstellen, dass sowohl Unternehmen als auch Bewerber optimal profitieren.“

Was erkennt der CV Parser NICHT?

1. Design & Formatierung
   • Tabellen, Spalten und Textboxen: Viele ATS können Inhalte in Tabellen oder mehrspaltigen Layouts nicht richtig auslesen.
   • Bilder & Icons: Logos, Grafiken oder Icons werden oft ignoriert oder falsch interpretiert. Das Keyword ist relevant.
   • Kopf- und Fußzeilen: Manche Systeme übersehen Informationen in diesen Bereichen.
2. Dateiformat
   • PDFs mit komplexem Layout: Einige ATS haben Schwierigkeiten, Text aus PDFs mit Spalten, Grafiken oder eingebetteten Schriftarten zu extrahieren.
   • Bilder von Text (gescannte Dokumente): Falls dein CV als Bild gespeichert wurde (z.B. ein gescanntes PDF), kann der Inhalt nicht ausgelesen werden.
   • Empfohlenes Format: Word-Dokument (.docx) oder ein einfaches, textbasiertes PDF.
3. Schlagwörter & Terminologie
   • Synonyme & unterschiedliche Begriffe: Falls der Parser auf eine spezifische Terminologie eingestellt ist, erkennt er alternative Begriffe nicht immer.
   • Unstrukturierte Informationen: Eine unklare Darstellung der Fähigkeiten oder Erfahrungen kann dazu führen, dass relevante Informationen nicht richtig erfasst werden.
   • Empfohlen: Verwende Begriffe und Formulierungen aus der jeweiligen Stellenanzeige.
4. Unklare oder inkonsistente Struktur
   • Uneinheitliche Datumsangaben: Schreibweisen wie „01/2022 – 03/24“ können problematisch sein, da nicht klar ist, ob 03/24 für März 2024 oder 24. März steht.
   • Fehlende oder uneinheitliche Abschnittsüberschriften: CV-Parser suchen nach bekannten Kategorien wie „Berufserfahrung“, „Ausbildung“ oder „Skills“. Falls diese fehlen oder ungewöhnlich benannt sind, kann der Parser die Inhalte nicht richtig zuordnen.
   • Empfohlen: Standardisierte Überschriften nutzen (z. B. „Berufserfahrung“, „Bildung“, „Fähigkeiten“).
5. Sonderzeichen & Formatierungen
   • Bullet Points & Sonderzeichen: Manche ATS erkennen keine Sonderzeichen wie „•“ oder „✓“, wodurch der Text „verstümmelt“ dargestellt werden kann.
   • Empfohlen: Einfache Aufzählungspunkte verwenden (Spiegelstriche, oder automatisierte Bulletpoints).

Best Practices für einen ATS-optimierten CV

• Klares, einfaches Layout ohne Tabellen / einfache Grafiken (ohne relevanten Text) / Verzicht auf Sonderzeichen)
• Schlagwörter aus der Stellenanzeige gezielt einbauen
• Standardisierte Überschriften für Kategorien
• Konsistente Schreibweise für Datumsangaben mit Angaben zu Berufserfahrungs-Jahren
• Einfache Formatierungen (nichts relevantes in Kopf-/Fußzeilen, keine Textboxen)
• Speicherung als .docx oder textbasiertes PDF

CV-Vorlage, die ATS-optimiert ist

Vorname Nachname]
[Adresse] | [PLZ, Stadt] | [E-Mail] | [Telefonnummer] | [LinkedIn/Xing-Profil]

Berufserfahrung

[Jobtitel] – [Unternehmen], [Ort]
[MM/JJJJ] – [MM/JJJJ oder „aktuell“]

• [Aufgabe oder Verantwortlichkeit in Stichpunkten]
• [Erfolge und relevante Kennzahlen, falls möglich]
• [Relevante Technologien, Methoden oder Tools]

[Jobtitel] – [Unternehmen], [Ort]
[MM/JJJJ] – [MM/JJJJ]

• [Aufgabe oder Verantwortlichkeit in Stichpunkten]
• [Erfolge und relevante Kennzahlen, falls möglich]
• [Relevante Technologien, Methoden oder Tools]

Bildung

[Studiengang oder Ausbildungstitel]
[Hochschule/Berufsschule], [Ort] | [Abschlussjahr]

• [Schwerpunkte oder relevante Inhalte]
• [Besondere Leistungen oder Abschlussnote (optional)]

Kenntnisse

• [Software-Kenntnisse]
• [Sprachkentnisse – ohne Niveau oder Sternebewertung]
• [Weitere Methoden: Pojektmanagement, KI]
• [Zertifizierungen, falls relevant]

Zusätzliche Informationen (falls relevant)

• [Ehrenamtliches Engagement oder relevante Projekte]
• [Publikationen oder Referenzen]
  
  
  Bei Fragen oder für einen Dialog, kommen Sie gerne auf mich zu.

Bianca.Zieschang@mycareernow.de
Tel. +49 6172 76 13 562